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Estrutura Orgânica do Gabinete do Reitor

O Gabinete do Reitor – é assegurado por um Director – estrutura-se ou organiza-se em Departamentos, Repartições e Secções. São Departamentos do Gabinete do Reitor, nomeadamente, os seguintes:
a) Departamento de Administração e Finanças e;
b) Departamento de Documentação.

São Repartições do Gabinete do Reitor, nomeadamente, os seguintes:
a) Repartição de Gestão Financeira;
b) Repartição de Gestão Patrimonial;
c) Repartição de Gestão de Recursos Humanos;
d) Repartição/Comissão da UGEA Local e;
e) Repartição de Arquivo e Catalogação.

Departamento de Administração e Finanças

O Departamento Administrativo e Finanças (DAF) é gerido por um Chefe de Departamento nomeado pelo Magnífico Reitor, sob proposta do Director do Gabinete do Reitor. O DAF assiste o Director do Gabinete no cumprimento das suas actividades. Compete, especialmente, ao DAF:
a) Assistir o Director do Gabinete na concepção, gestão, execução e avaliação das actividades do Gabinete;
b) Coordenar todas as actividades gerais e específicas do Gabinete do Reitor;
c) Assessorar técnica, administrativa e financeiramente ao Director do Gabinete do Reitor;
d) Elaborar os planos e relatórios de actividades do Gabinete do Reitor;
e) Controlar os processos de gestão de recursos humanos, financeiros e patrimonial;
f) Assegurar a salvaguarda do património e a utilização eficiente dos recursos postos à disposição do Gabinete do Reitor;
g) Assegurar a logística e limpeza do Gabinete do Reitor;
h) Garantir a fiabilidade da informação prestada sobre as transacções financeiras;
i) Garantir o bom ambiente laboral e o funcionamento das actividades planificadas;
j) Coordenar o processo de formação dos funcionários do Gabinete do Reitor;
k) Executar outras actividades afins.


O Departamento de Administração e Finanças do Gabinete do Reitor tem a seguinte composição:
a) Repartição de Gestão Financeira;
b) Repartição de Gestão Patrimonial;
c) Repartição de Gestão de Recursos Humanos e;
d) Repartição/Comissão da UGEA Local.

Repartição de Gestão Financeira

A Repartição de Gestão Financeira é gerida por um Chefe de Repartição nomeado pelo Director do Gabinete do Reitor e tem a seguinte composição:
a) Secção de Contabilidade e Gestão Orçamental e;
b) Secção da Tesouraria.

Competências de Repartição de Gestão Financeira:
a) Controlar o processamento de requisições de fundos e pagamentos;
b) Elaborar mapas de controlo financeiro em bases mensais;
c) Elaborar ou fornecer pareceres de pedidos de autorização interna para a solicitação de bens e serviços;
d) Fazer a compilação diária, semanal e mensal de despesas realizadas;
e) Preencher livros de controlo de contas bancárias e folha de caixa;
f) Elaborar mapas de reconciliações bancárias em bases mensais e;
g) Executar outras actividades afins.

Repartição de Gestão Patrimonial

A Repartição de Gestão Patrimonial é gerida por um Chefe de Repartição nomeado pelo Director do Gabinete do Reitor e tem a seguinte composição:
a) Secção de Aprovisionamento e;
b) Secção de Património.

Competências de Repartição Patrimonial:
a) Velar pela melhor utilização do mobiliário e equipamento alocados aos diferentes sectores do Gabinete do Reitor;
b) Garantir o inventário periódico do mobiliário e equipamento existente no Gabinete do Reitor e apresentar os mapas sempre que forem solicitados;
c) Manter o registo actualizado do inventário do património do Gabinete do Reitor;
d) Elaborar a proposta de abate de bens patrimoniais do Gabinete do Reitor;
e) Elaborar o plano de manutenção de equipamento do Gabinete do Reitor;
f) Coordenar as actividades de manutenção do equipamento do Gabinete do Reitor;
g) Observar a validade dos contratos de manutenção de todo o tipo do equipamento do Gabinete do Reitor;
h) Proceder ao Procurement para equipamentos, bens e serviços e coordenar a respectiva aquisição e;
i) Executar outras actividades afins.

Repartição de Gestão de Recursos Humanos

A Repartição de Gestão de Recursos Humanos é gerida por um Chefe de Repartição nomeado pelo Director do Gabinete do Reitor e tem a seguinte composição:
a) Secção de Serviços Auxiliares e;
b) Secção de Segurança.

Competências de Repartição de Gestão de Recursos Humanos:
a) Observar os regulamentos e normas relativas à administração do Gabinete do Reitor;
b) Cumprir e fazer cumprir o Regulamento do Estatuto Geral dos Funcionários e Agentes do Estado;
c) Promover a realização de estudos e pesquisas que visem à melhoria de desempenho do pessoal do Gabinete do Reitor;
d) Registar e controlar a assiduidade dos funcionários do Gabinete do Reitor;
e) Elaborar mapas de efectividade mensal dos funcionários do Gabinete do Reitor e encaminhar a Direcção de Recursos Humanos da UEM;
f) Manter actualizados os registos ou cadastros dos funcionários do Gabinete do Reitor;
g) Coordenar a elaboração anual do plano de férias;
h) Instruir processos de reformas ou aposentadorias, promoções e de natureza funcional;
i) Assegurar a tramitação dos processos relacionados com ocorrências disciplinares;
j) Garantir a implementação das políticas e normas do Sistema de Gestão de Desempenho na Administração Pública (SIGEDAP);
k) Identificar as necessidades de formação e treinamento do pessoal do Gabinete do Reitor;
l) Elaborar o plano de formação contínua do pessoal do Gabinete do Reitor;
m) Promover o treinamento e cursos de actualização para os funcionários do Gabinete do Reitor;
n) Controlar as acções de formação académica dentro e fora do país no âmbito da legislação vigente;
o) Acompanhaar e avaliar o impacto da formação realizado pelos funcionários do Gabinete do Reitor;
p) Coordenar o acesso do pessoal do Gabinete do Reitor à assistência médica medicamentosa e;
q) Executar outras actividades afins.

Repartição/Comissão da UGEA Local

A Repartição/Comissão da UGEA Local inclui elementos das várias Repartições do Departamento de Administração e Finanças (DAF) e com assistência técnica e apoio logístico da Repartição de Gestão Patrimonial. E é gerida por um Chefe de Repartição nomeado pelo Director do Gabinete do Reitor. Compete, especialmente, a Repartição:
a) Elaborar o plano anual de aprovisionamento;
b) Preparar os processos de Procurement ao mercado;
c) Propor e organizar o lançamento de concursos de fornecimento de bens e serviços, à luz da legislação vigente;
d) Preparar e elaborar documentos de concurso;
e) Lançar concursos de pequena dimensão;
f) Preparar processos de aquisições por Ajuste Directo;
g) Validar fornecedores, requisições, preços e quantidades no Sistema Integrado de Gestão Financeira da UEM (SIGF);
h) Introduzir encomendas no SIGF;
i) Proceder ao registo e arquivo de documentos de concurso e;
j) Executar outras actividades afins.

Departamento de Documentação

O Departamento de Documentação (DD) é gerido por um Chefe de Departamento nomeado pelo Magnífico Reitor, sob proposta do Director do Gabinete do Reitor. O DD assiste o Director do Gabinete no cumprimento das suas actividades. Compete, especialmente, ao DD:
a) Planificar e coordenar os serviços de documentação e de arquivos do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral, bem como do sistema de fluxo de informação dos documentos correntes do Gabinete do Reitor;
b) Elaborar um plano de implementação de informatização do fluxo de informação dos documentos correntes do Gabinete do Reitor;
c) Planificar e coordenar as actividades de registo, catalogação e classificação, e manutenção dos documentos do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral;
d) Planificar, coordenar, supervisionar e avaliar a execução das actividades técnicas documentais necessárias para funcionamento regular do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral;
e) Planificar, coordenar e executar as actividades de arquivos do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral;
f) Proceder ao recolhimento e guarda de documentos de arquivo do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral com valor permanente;
g) Coordenar as actividades de processamento técnico dos documentos do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral de valor permanente;
h) Realizar as actividades de arranjo e descrição de documentos sob sua guarda;
i) Zelar pela preservação do acervo sob sua guarda;
j) Executar outras actividades afins.

O Departamento de Documentação do Gabinete do Reitor é composto pela Repartição de Arquivo e Catalogação.

Repartição de Arquivo e Catalogação:

A Repartição de Arquivo e Catalogação é responsável pelo arquivamento e pela conservação dos
processos e documentos do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral. Compete, especialmente, a Repartição:
a) Planificar, coordenar e executar as actividades técnicas de catalogação, classificação e indexação do acervo do do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral;
b) Preparar e encaminhar o material para a circulação e uso público nas diferentes Unidades Orgânicas da UEM;
c) Realizar as actividades de catalogação, classificação e indexação do material usando as normas, padrões e sistemas adoptados no Sistema de Bibliotecas da UEM - SIBUEM;
a) Promover o arquivamento e a preservação dos processos e documentos do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral;
b) Realizar as actividades de classificação de documentos, de acordo com Sistema Nacional de Arquivos de Estado - SNAE;
c) Propor ao Director do Gabinete do Reitor descarte de processos e documentos em observância às normas regulamentares da temporalidade documental;
d) Orientar a organização e o monitoramento dos arquivos corrente e intermediário do Gabinete do Reitor e da Equipa Reitoral, promovendo, quando cabível, a remessa anual de tais documentos ao Arquivo Central da UEM;
e) Atender à legislação vigente ao controle dos procedimentos relativos à entrada e à saída de processos e documentos para arquivamento.
f) Executar outras actividades afins.

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